在物料供應(yīng)商的生命周期過(guò)程中，準(zhǔn)入通過(guò)后將處于合格狀態(tài)，對(duì)于合格物料供應(yīng)商的日常管理，主要包括證照更新、年度供應(yīng)商審計(jì)、供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)、供應(yīng)商信息變更。

 

1、證照更新

 

　　關(guān)于證照更新，企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)量較多時(shí)，對(duì)應(yīng)的物料數(shù)量也會(huì)較多，一個(gè)供應(yīng)商供應(yīng)多個(gè)物料的情況普遍存在，特別是試劑類供應(yīng)商，可能供貨多幾十甚至上百個(gè)物料，對(duì)應(yīng)的證照更多，對(duì)于一些帶有效期性質(zhì)的證照，管理起來(lái)工作量會(huì)比較大，因此在線下管理時(shí)，建議維護(hù)Excel表格，在準(zhǔn)入時(shí)即維護(hù)各個(gè)證照的有效期至信息，通過(guò)Excel的條件格式進(jìn)行近效期、超期的顏色提醒，定期篩選Excel實(shí)現(xiàn)近效期證照的篩查，采用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理時(shí)，可以考慮規(guī)范不同類別、不同等級(jí)的物料及供應(yīng)商需要提供的證照類型，同時(shí)維護(hù)好各個(gè)證照的有效期至信息，從源頭進(jìn)行規(guī)范，通過(guò)信息化的方式對(duì)近效期證照進(jìn)行提醒和管理。

 

　　另外，考慮到企業(yè)的產(chǎn)品管線不同，如果存在大量的研發(fā)類產(chǎn)品，可能會(huì)存在采購(gòu)量不大、頻次低、價(jià)格少的情況，可能在更新供應(yīng)商證照時(shí)遇到較大的阻力，因此可以考慮增加供應(yīng)商凍結(jié)的管理機(jī)制，當(dāng)滿足條件（如一段時(shí)間內(nèi)不存在購(gòu)買(mǎi)情況，且短期內(nèi)可預(yù)見(jiàn)不會(huì)有排產(chǎn)）時(shí)，可以考慮凍結(jié)該供應(yīng)商狀態(tài)，待采購(gòu)前評(píng)估是否需要額外的評(píng)估活動(dòng)，待通過(guò)后恢復(fù)至合格狀態(tài)。

 

　　如果供應(yīng)商處于正常供貨的狀態(tài)，從合規(guī)控制的角度，可以額外定義證照的關(guān)鍵程度，如關(guān)鍵證照過(guò)期，可以自動(dòng)凍結(jié)該物料供應(yīng)商，以便更好地進(jìn)行管理。

 

　　此外，還可以考慮和SRM進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商自主維護(hù)證照信息，但是和SRM的對(duì)接受限條件更多，在此不做展開(kāi)，后期單獨(dú)進(jìn)行分享。

 

2、年度供應(yīng)商審計(jì)

 

　　對(duì)于年度供應(yīng)商審計(jì)，同樣可以考慮Excel的方式進(jìn)行審計(jì)效期的管理，在制定年度審計(jì)計(jì)劃時(shí)，結(jié)合審計(jì)效期、排產(chǎn)計(jì)劃確定明確需要執(zhí)行審計(jì)的供應(yīng)商，如果確實(shí)無(wú)排產(chǎn)計(jì)劃的，可以考慮上述的凍結(jié)機(jī)制，以減少不必要的質(zhì)量資源投入。

 

　　目前集團(tuán)化管理的企業(yè)數(shù)量相對(duì)較多，在安排供應(yīng)商審計(jì)時(shí)，可以考慮集團(tuán)化質(zhì)量審計(jì)的方式，具體內(nèi)容可參考新版GMP指南相關(guān)內(nèi)容，采用合適的方式集中對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)，集團(tuán)內(nèi)企業(yè)引用審計(jì)報(bào)告時(shí)，仍然需要確認(rèn)供應(yīng)商對(duì)應(yīng)物料在本企業(yè)中的最高等級(jí)，如集團(tuán)審計(jì)的要求低于本企業(yè)，直接引用報(bào)告可能會(huì)帶來(lái)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)于是否允許引用，以及引用時(shí)的判斷原則，需要在SOP中予以明確，通過(guò)受控表單的方式進(jìn)行記錄。

 

　　另外，即使引用了供應(yīng)商審計(jì)報(bào)告，對(duì)于后續(xù)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)的整改跟蹤，需要和集團(tuán)供應(yīng)商管理部門(mén)進(jìn)行充分的溝通，確保相關(guān)的問(wèn)題得到了持續(xù)的整改和跟蹤，如果在整改期間由于各類原因?qū)е鹿��?yīng)商狀態(tài)發(fā)生變化的，同樣需要集團(tuán)內(nèi)進(jìn)行信息的互通，避免出現(xiàn)集團(tuán)供應(yīng)商管理部門(mén)已判定被審計(jì)供應(yīng)商不合格，但是子公司仍然維持合格的情況出現(xiàn)。

 

　　在安排具體的審計(jì)行程時(shí)，可以從供應(yīng)商地址的維度合理安排審計(jì)行程，以便在相對(duì)合理的時(shí)間和預(yù)算范圍內(nèi)完成盡可能多的供應(yīng)商審計(jì)，減少此過(guò)程中耗費(fèi)的成本。

 

3、績(jī)效評(píng)價(jià)

 

　　績(jī)效評(píng)價(jià)方面不同企業(yè)的管理顆粒度不同，有按照供應(yīng)商維度進(jìn)行評(píng)價(jià)的方式，也有按照物料維度進(jìn)行評(píng)價(jià)的方式，如果質(zhì)量管理資源充足的話，盡可能按照物料的維度進(jìn)行評(píng)價(jià)，因?yàn)橥�一個(gè)供應(yīng)商所供應(yīng)的不同物料，大概率屬于不同的物料等級(jí)，在評(píng)價(jià)周期、可接受標(biāo)準(zhǔn)維度也會(huì)不盡相同；當(dāng)然采用供應(yīng)商維度的評(píng)價(jià)時(shí)，也需要包括各個(gè)物料的表現(xiàn)，否則評(píng)價(jià)結(jié)果可能存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

 

　　除評(píng)價(jià)對(duì)象不同外，在進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)時(shí)，往往在年底進(jìn)行統(tǒng)一的評(píng)價(jià)，但是此種方式往往工作量極其大，短時(shí)間之內(nèi)可能無(wú)法高質(zhì)量地完成評(píng)價(jià)任務(wù)，因此建議根據(jù)物料供應(yīng)商的準(zhǔn)入日期以及評(píng)價(jià)周期定義其評(píng)價(jià)有效期至，能夠?qū)⑷蝿?wù)分散在全年，可以更加合理地安排工作任務(wù)，也能夠更加精細(xì)地對(duì)物料供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。

 

　　在評(píng)價(jià)結(jié)果方面，可以考慮根據(jù)物料供應(yīng)商的評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)決定其評(píng)價(jià)等級(jí)，如良好、一般、較差、建議汰換等，對(duì)于一些優(yōu)秀的物料供應(yīng)商，可以考慮適當(dāng)放寬評(píng)價(jià)及供應(yīng)商審計(jì)周期，以便將更多的質(zhì)量資源釋放到其他待改進(jìn)供應(yīng)商的管理上。

 

4、供應(yīng)商信息變更

 

　　對(duì)于供應(yīng)商信息變更，企業(yè)往往很難及時(shí)獲得供應(yīng)商的通知，這個(gè)與供應(yīng)商的采購(gòu)量、簽署的質(zhì)量協(xié)議等息息相關(guān)，無(wú)論是供應(yīng)商主動(dòng)通知還是企業(yè)自己發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商信息變更，首先應(yīng)予以記錄，并且需要進(jìn)行嚴(yán)格的判斷，對(duì)于一些重大的變更，例如生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)地址、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等需要采取合適的評(píng)估活動(dòng)，例如標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比、樣品檢測(cè)、供應(yīng)商審計(jì)等，經(jīng)過(guò)充分評(píng)估后方可繼續(xù)維持合格狀態(tài)，因此供應(yīng)商信息變更并不是簡(jiǎn)單的對(duì)供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息進(jìn)行更新，而是采用類似企業(yè)變更控制的理念進(jìn)行細(xì)顆粒度的管理，避免引入潛在的風(fēng)險(xiǎn)。