一、采購管理處罰供應商

 

　　1. 引言

 

　　在采購管理中，供應商是承擔貨物或服務供應的重要角色。然而，有時供應商可能違反合同條款或采購政策，給采購管理帶來困擾甚至損失。

 

　　在這種情況下，采購管理部門有責任對供應商實施處罰措施，以保護采購利益和維護采購管理的規(guī)范性。

 

　　本文將介紹采購管理常見的處罰供應商措施和應注意的事項。

 

　　2. 處罰供應商的原因

 

　　何時應該對供應商采取處罰措施？一般來說，以下情況可能導致采購管理部門對供應商進行處罰：

 

　　違反合同條款：供應商未按照合同約定的交貨時間、質量標準等進行供應，或者提供虛假信息等。

 

　　不符合采購政策：供應商違反了采購管理部門制定的采購政策，如未參與競爭性招標程序等。

 

　　服務不滿意：供應商提供的服務不符合采購需要或客戶的期望，如延遲交付或質量不合格等。

 

　　3. 處罰供應商的方式和注意事項

 

　　對于違規(guī)的供應商，采購管理部門可以采取多種處罰措施來維護采購秩序和權益。這些處罰措施應該合法、公正并符合合同約定的條款。

 

　　以下是常見的處罰措施：

 

　　3.1 終止合同

 

　　當供應商的違規(guī)行為嚴重影響采購管理的正常進行時，終止與供應商的合同是一種常見的處罰手段。該決定應由采購管理部門與法務團隊聯(lián)合決定，并遵循合同約定的解除條件。

 

　　3.2 停止付款

 

　　如果供應商未按時交貨或質量不合格，采購管理部門有權停止付款直到問題解決。這要求采購團隊與財務團隊密切合作，確保合同條款的合規(guī)和有效執(zhí)行。

 

　　3.3 處罰性賠償

 

　　針對供應商造成的損失，采購管理部門可以要求供應商進行處罰性賠償。在此情況下，采購管理部門需要與法務團隊合作，確保賠償金額合理，并符合法律法規(guī)的要求。

 

　　3.4 暫時或永久禁止參與競爭性招標

 

　　如果供應商嚴重違反采購政策，采購管理部門可以暫�；蛴谰媒�止該供應商參與競爭性招標。這需要采購管理團隊與法務團隊合作，確保決定符合采購政策的要求，并在法律和道德框架內進行。

 

　　3.5 其他合適的處罰措施

 

　　除了上述措施，采購管理部門還可以根據(jù)具體情況采取其他合適的處罰措施，如罰款、延遲付款等。這些措施也應當合法、公正并符合合同約定。

 

　　4. 處罰供應商的程序和驗證

 

　　在執(zhí)行處罰措施之前，采購管理部門應當確保采取的處罰是合理和合法的。

 

　　以下步驟可能有助于程序的有效實施：

 

　　收集證據(jù)：采購管理部門應當收集違規(guī)供應商的證據(jù)，如交貨延誤的日期、時間、通知記錄及相關的合同文件等。

 

　　內部審核：采購管理部門應當組織內部審核，以確認供應商的違規(guī)行為，并據(jù)此決定是否采取處罰措施。

 

　　聯(lián)合決策：對于重要的處罰措施，采購管理部門應當與法務團隊、財務團隊等相關部門進行聯(lián)合決策。

 

　　與供應商溝通：在采取處罰措施之前，與供應商進行溝通，解釋其違規(guī)行為并聽取其解釋和反饋。確保供應商有機會進行申訴和辯護。

 

　　5. 處罰供應商后的效果和監(jiān)督

 

　　處罰供應商后應密切關注其效果和監(jiān)督供應商的改進。以下是可能采取的措施：

 

　　評估供應商的改進：對于被處罰的供應商，采購管理部門應當定期評估其改進情況，確保其違規(guī)行為得到糾正。

 

　　監(jiān)督供應商的合規(guī)性：對于被處罰的供應商，采購管理部門應當加強對其合規(guī)性的監(jiān)督，以確保其未來的合作行為符合合同和政策的要求。

 

　　不良記錄通報：采購管理部門可以將違規(guī)供應商的記錄通報給相關單位或組織，以提醒其他采購部門注意該供應商的潛在風險。

 

　　結論

 

　　對于違反合同條款或采購政策的供應商，采購管理部門有責任采取適當?shù)奶幜P措施以維護采購利益。

 

　　然而，在執(zhí)行處罰措施之前，必須確保程序合理且合法，并與法務團隊、財務團隊等相關部門密切合作。

 

　　同時，在處罰供應商后，還需要密切關注其效果，并監(jiān)督供應商的改進和合規(guī)性。只有這樣，才能建立一個健康、公正的采購管理環(huán)境。

 

二、供應商質量處罰規(guī)定

 

　　1．目的

 

　　為了約束供應商不規(guī)范行為，建立異常發(fā)生時向供應商進行索賠的處理機制，提高供應商的供貨品質和服務水平。

 

　　2．適用范圍

 

　　適用于所有為公司提供原材料、包材的供應商。

 

　　3．術語和定義

 

　　3.1 欺騙行為：偽造證、章、單據(jù)、報告、記錄等類似行為。

 

　　3.2混料：不同物料混在一起，所送物料或標簽與采購訂單要求不符。

 

　　3.3 短裝：重量、數(shù)量或面積不足。

 

　　3.4 違反流程：未簽訂樣品或未經(jīng)核準而直接出貨。

 

　　3.5 連帶損失：由于來料質量問題導致我司質量成本增加的費用。

 

　　4．職責

 

　　4.1 生產(chǎn)部：負責對原材不良品及成品不良實物及數(shù)據(jù)的匯總，并報告質量部主管。

 

　　4.2 質量部：負責主導分廠不良品取樣及索賠數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。

 

　　4.3 品保部：負責主導廠內及客戶端不良數(shù)據(jù)的收集、整理，以及與供方的索賠談判，并負 責依據(jù)處罰規(guī)定對供方開索賠單。

 

　　4.4 PMC部：負責對倉庫不良品入庫信息及包裝確認，負責卷材退貨給供應商的包裝規(guī)范。

 

　　4.5 采購部：協(xié)助品保部約見供方，和品保一同參與向供方的索賠談判，并負責將供方簽字索賠單給到財務部。

 

　　4.6 市場管理部：市場管理部文員根據(jù)品保部提供的產(chǎn)品型號提供單價。

 

　　4.7 財務部：負責索賠款項到賬確認及索賠費用的歸屬。

 

　　5．作業(yè)內容 

 

　　5.1 索賠提出

 

　　原材料入廠檢驗、制造過程和客退產(chǎn)品中發(fā)現(xiàn)不合格品時，依《不合格品控制程序》確認處理。如果經(jīng)過判定屬于原材料來料問題，依《進料檢驗控制程序》，由MQE發(fā)出【來料不良投訴書】至供應商確認、回復。如涉及由此造成的我司損失，須由MQE向供方提出索賠，并通知相關使用部門對不良損失明細進行統(tǒng)計。

 

　　5.2 索賠數(shù)據(jù)收集

 

　　品保部MQE根據(jù)實際情況協(xié)調相關部門完成損失統(tǒng)計和匯總工作。供應商損失統(tǒng)計核算、賠償依據(jù)參考附表1執(zhí)行。原材料問題導致的制程中質量損失數(shù)據(jù)及不良樣品由各分廠質量部負責提供。原材料問題導致在客戶端所產(chǎn)生的損失費用由品保部客服人員提供。以上數(shù)據(jù)填入【供應商索賠單】中投訴內容與索賠明細欄，并經(jīng)部門經(jīng)理、生產(chǎn)副總簽字審核。

 

　　5.3 索賠方式確認

 

　　采購部負責供方索賠方式的確認與實施，并根據(jù)實際情況按照（①應付貨款中扣除②付款至SLP賬號 ③貨物補償）序列與供方確認賠償方式，并將確認結果告知品保、財務及其他相關部門。

 

　　5.4 索賠單擬定與發(fā)出

 

　　品保部MQE根據(jù)索賠提出部門提供的數(shù)據(jù)擬定【供應商索賠單】并經(jīng)品保主管、經(jīng)理審核后以郵件形式發(fā)至供應商。

 

　　5.5 索賠單回簽

 

　　5.5.1供應商在收到【供應商索賠單】后，需于三個工作日內確認簽回�；貜鸵�求：主管（含）以上人員簽字，并加蓋公章回傳我公司；

 

　　5.5.2 供應商如有異議，需在三個工作日內提出；

 

　　5.5.3供應商在三個工作日內無任何回應，品保部MQE或主管以上人員提出書面警告，若在一周內仍未回復，公司一律視為默認同意處理；

 

　　5.5.4品保部MQE將供方回簽的【供應商索賠單】發(fā)送至采購、財務及索賠提出部門負責人。

 

　　5.6 索賠費用歸屬

 

　　財務部負責索賠款項到賬確認及索賠費用的歸屬。索賠方式①②的費用歸屬于各部門具體發(fā)生的索賠申請項目，補償計入各部門成本。索賠方式③的費用依折扣后的單價入庫，并在ERP系統(tǒng)備注由索賠部門領取，其他部門領料需將差價補給相應索賠部門。 

 

　　5.7 索賠結案與存檔

 

　　財務部主管以上人員負責索賠項目的結案處理。財務部主管人員在【供應商索賠單】結案確認處進行簽字確認即表示結案，并將索賠單轉交給品保部MQE進行資料歸檔。

 

　　6. 相關文件

 

　　《進料檢驗控制程序》

 

　　《不合格品控制程序》

 

　　7. 表單記錄

 

　　【供應商索賠單】

 

　　【來料不良投訴書】

 

三、供應商處罰管理制度

 

　　第一章、總則

 

　　1.1 目的和范圍

 

　　本處罰管理制度的目的是明確供應商違約行為的處罰標準和程序，維護公司的合法權益，保證供應鏈的穩(wěn)定運行。適用于所有與公司簽訂貿易合作協(xié)議的供應商。

 

　　1.2 定義

 

　　1.2.1 供應商：指與公司簽訂貿易合作協(xié)議并提供商品、服務或資源的個人或組織。

 

　　1.2.2 違約行為：供應商在合作過程中不履行合同義務或違反相關法律、法規(guī)的行為。

 

　　1.2.3 處罰措施：根據(jù)供應商的違約行為，采取的公司處罰行為。

 

　　第二章、違約行為及處罰標準

 

　　2.1 供應商延遲交貨或未能按時履約：

 

　　根據(jù)延遲交貨的原因和影響程度，處罰將包括但不限于：

 

　　2.1.1 要求供應商賠償公司因此而產(chǎn)生的額外成本及損失。

 

　　2.1.2 暫停與供應商的未交貨訂單，并向其提出書面警告。

 

　　2.1.3 降低供應商的信用等級，影響其獲取公司訂單的優(yōu)先級。

 

　　2.2 供應商未按照合同約定提供合格的產(chǎn)品或服務：

 

　　根據(jù)產(chǎn)品或服務未達標的程度和影響，處罰將包括但不限于：

 

　　2.2.1 要求供應商承擔產(chǎn)品退貨及更換的費用。

 

　　2.2.2 要求供應商賠償因產(chǎn)品或服務不合格而引起的其他損失。

 

　　2.2.3 暫停與供應商的合作，并向其提出書面警告。

 

　　2.2.4 解除與供應商的合作關系，并追究其法律責任。

 

　　2.3 供應商違反法律、法規(guī)或行業(yè)道德：

 

　　根據(jù)違法行為的性質和后果，處罰將包括但不限于：

 

　　2.3.1 向有關部門舉報供應商違法行為。

 

　　2.3.2 解除與供應商的合作關系，并追究其法律責任。

 

　　第三章、處罰程序

 

　　3.1 違約行為的發(fā)現(xiàn)：由公司相關部門或員工對供應商的履約情況進行跟蹤和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)供應商的違約行為。

 

　　3.2 違約行為的證實：公司相關部門將對違約行為進行徹底調查和核實，確保違約行為的事實真實可靠。

 

　　3.3 處罰決定：基于違約行為的性質、后果和嚴重程度，由公司相關部門負責制定和決定處罰措施。

 

　　3.4 通知和執(zhí)行：公司將書面通知供應商處罰決定，并要求其在規(guī)定期限內采取相應措施。同時，公司將監(jiān)督和跟進處罰措施的執(zhí)行情況。

 

　　3.5 處罰結果的評估與調整：公司將與供應商進行溝通和反饋，對于處罰結果進行評估并根據(jù)實際情況進行調整。

 

　　第四章、附件

 

　　本文檔涉及的附件包括但不限于：

 

　　4.1 合作協(xié)議樣本

 

　　4.2 供應商違約處罰通知書樣本

 

法律名詞及注釋

 

　　1. 違約：指在合同約定的時間、地點、數(shù)量、質量、價格等方面未能履行合同義務的行為。

 

　　2. 處罰措施：指根據(jù)違約行為類型和情節(jié)，采取的對供應商進行懲罰和糾正的行為。

 

　　3. 信用等級：指評估和判斷供應商信用狀況的指標體系，用于確定供應商在獲取公司訂單時的優(yōu)先級。