新供應商的開發(fā)工作應有計劃地進行并應在預定的日期之前開發(fā)成功。

 

　　本節(jié)將根據開發(fā)新供應商的一般步驟按先后順序來進行闡述，讓讀者朋友們迅速掌握開發(fā)供應商的流程及技巧。

 

1、明確需求

 

　　這里所說的需求主要包含以下幾方面：

 

　　要求何時開發(fā)成功；

 

　　需要何種物料；

 

　　年／月需求量為多少；

 

　　欲開發(fā)什么性質的企業(yè)作為供應商；

 

　　要求供應商有什么樣的生產能力、品質水平；

 

　　要求是本地供應商還是遠近皆可等等。

 

　　弄清楚上述問題后在尋找供應商時就會目標明確得多，從而少做無用功。

 

2、編制供應商開發(fā)進度表

 

　　最好按開發(fā)供應商的步驟編制一份時間進度表，這樣不僅可使開發(fā)新供應商的具體工作明確化而且也可盡量減少計劃日期被拖延的可能性。

 

3、尋找新供應商資料

 

　　明確對新供應商的需求后，便可依照編制的進度表進行開發(fā)的具體工作，尋找新供應商的資料或信息是第一步。

 

　　獲得所需信息的方式有很多，例如：訪問國際互聯網、查找電話簿（黃頁）、參加各種展覽會、通過別人介紹等等。可參閱“供應管理”章節(jié)中的“采購調查”中的相關內容。

 

　　一般來說，通過各種方式獲得的供應商家數會有好幾家，可根據企業(yè)對欲開發(fā)的新供應商的各方面要求進行初步篩選，留下3～5家供應商供進一步接觸。

 

4、初步聯系

 

　　應使用適當的聯系方法去跟供應商取得聯系。

 

　　一般來說，第一次盡可能采用電話聯系，應跟供應商的相關業(yè)務人員清楚表達跟他們聯系的目的、自己的需求并初步了解該供應商的產品。

 

　　如果不是特別情況，不要第一次聯系就叫供應商報價，如果對一個供應商的基本情況根本不了解，得到它的報價單又有什么用呢？就算它報的價格很低難道就決定向它采購嗎？另外，還會讓供應商產生“這個客戶只關注價格”這種錯誤印象。

 

　　跟供應商電話聯系取得初步的信息后，應根據篩選出的供應商所在地的遠近來采取不同的行動。

 

　　可以要求距離較近的供應商來企業(yè)面談，應叫供應商帶上企業(yè)簡介、相關的樣品以增加會談效果，面談時不僅要盡可能多地從供應商那里得到信息，同時也要將企業(yè)對供應商的基本要求及對欲購原材料的要求盡可能向供應商表達清楚，如果可以并必要的話帶供應商去生產現場看一看，會增加供應商對欲購產品的進一步把握。因涉及到技術與工藝保密的問題，帶供應商去生產現場參觀在很多企業(yè)都是被明文禁止的。

 

　　如果是遠距離供應商，草率地叫供應商從千里迢迢趕過來顯然是不合適的，合適的做法是叫供應商用快遞寄些資料和樣品過來，從供應商的資料／卡羊品可以在一定程度上了解它的實力。另外，還有一種方式，就是通過訪問供應商的網頁去了解供應商。

 

　　無論供應商是遠是近，要求供應商填寫一份“供應商調查表”是必要的。表6-2是一份供應商調查表，它用于在初步聯系階段了解供應商的一些基本情況。

 

　　是否向客戶提供書面的對不符合要求而被退回的產品的糾正措施？ []是 []不是

 

　　如果回答是，請說明貴公司目前糾正措施：

 

　　如何處理緊急情況以避免不能向客戶出貨這種情形？

 

5、初步訪廠

 

　　這一步驟不一定進行，如果方便且有必要的話，由采購人員在對供應商正式審廠之前去“踩踩點”還是有益的。

 

　　因為越來越多企業(yè)的供應商開發(fā)工作是由一個包括工程、品管人員在內的開發(fā)團隊去完成，如果采購人員不提前對供應商的工廠有一個初步了解，萬一供應商的實際生產現場很差，采購人員毫無疑問會遭到開發(fā)團隊內其他部門人員的抱怨甚至是責難，他們會認為采購人員在浪費他們的寶貴時間。

 

　　初步訪廠主要是看一看供應商的生產區(qū)與辦公區(qū)，如生產線的生產情況、生產設備、倉庫、檢驗及測量儀器、5S狀況等，也可能會初步查一查供應商的財務狀況。

 

　　目的是要得到一個關于該供應商的初步總體印象，這種結果是不精確的，但它影響到采購人員決定對該供應商是否有必要采取下一步行動。

 

6、報價

 

　　在初步掌握供應商的一些基本情況后，作為采購人員很想知道的就是供應商能以什么樣的價位提供物料，此時再要求供應商報價就比較合適，因為供應商對它的潛在客戶也有了一定的了解。

 

　　要求供應商報價前，最好發(fā)一份詢價單( RFQ)給所有要報價的供應商，以便讓供應商進一步得到該物料的一些基本情況，并可讓供應商以相同的報價條件（幣別、價格術語、交貨地、付款條件等）來報價格，這樣對采購人員比價非常有利，從而對采購人員的還盤提供方便。

 

7、正式工廠審核(Audit)

 

　　在與供應商議價后，一般可獲得采購方基本滿意的價格。如果購買的是關鍵物料，除特殊情況外都要安排正式的工廠審核，以利采購方更準確、更詳細地掌握供應商的工程技術能力、品質保證能力、財務狀況等基本信息。

 

　　采購方的審核人員一般由采購人員、品管人員、工程技術人員等組成，各部門人員的側重點是不一樣的，采購人員側重于跟貿易有關的一些東西，如：交貨、生產能力、付款、供應商的財務狀況等，品管人員關心的是供應商的品質系統(tǒng)、檢驗人員及檢測器具等，而工程技術人員所關心的則是供應商的設備、加工精度、工程能力等。

 

　　毫無疑問，在開發(fā)團隊中采購人員起到“火車頭”的作用，整個開發(fā)過程中的進度、各方面的協調應由采購人員來掌控。在開發(fā)供應商的全過程中，有兩個環(huán)節(jié)最耗費時間，第一個是工廠審核過程中發(fā)現有問題時反復整改及來回審核，這樣不僅拖延進度而且時間一長雙方相關人員會感到非常疲憊，第二個是反復提供樣品，弄得雙方越來越沒信心。對這兩方面的問題雙方應積極配合，用最短的時間逾越難關。

 

　　在進行工廠審核時，可采用下列三種方式：

 

　　審核程序、記錄、報表等；

 

　　生產現場查看；

 

　　對供應商相關人員提問審核。

 

　　在工廠審核中，既要做到嚴格把關又不能吹毛求疵，應堅持實事求是的原則，不能拿放大鏡去看在審核時發(fā)現的一些小問題。事實上，在這個世界上很難找出經嚴格審核卻發(fā)現不了問題的企業(yè)，如果有，那只能說審核人員審核得不仔細。