不少企業(yè)對(duì) “客戶審核” 心懷忐忑，卻不知客戶審核本質(zhì)上就是 “二方審核”。明明自身運(yùn)營(yíng)表現(xiàn)良好，可一旦面對(duì)客戶審核，卻狀況百出，導(dǎo)致客戶滿意度降低，進(jìn)而影響公司訂單獲取。其實(shí)，只要掌握正確方法，企業(yè)完全可以從容應(yīng)對(duì)客戶審核。

 

　　本文將為您詳細(xì)介紹應(yīng)對(duì)審核的有效策略，助力企業(yè)順利通過(guò)客戶審核。

 

一、審核前的關(guān)鍵籌備工作

 

　　1、精準(zhǔn)定位客戶性質(zhì)

 

　　新客戶：面對(duì)新客戶的審核，不確定性較高。由于缺乏過(guò)往審核經(jīng)驗(yàn)，不清楚客戶驗(yàn)廠的重點(diǎn)與標(biāo)準(zhǔn)。此時(shí)，負(fù)責(zé)迎審的團(tuán)隊(duì)務(wù)必展現(xiàn)出最佳狀態(tài)，無(wú)論是生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的精心布置，還是審核文件的細(xì)致準(zhǔn)備，都需做到盡善盡美。稍有差池，可能就會(huì)影響合作合同的簽訂。

 

　　老客戶：雖然對(duì)老客戶的審核風(fēng)格有一定了解，但仍不能掉以輕心。要復(fù)盤(pán)以往審核中客戶關(guān)注的重點(diǎn)區(qū)域與問(wèn)題，針對(duì)性地強(qiáng)化改進(jìn)，持續(xù)滿足客戶不斷提升的要求。

 

　　2、明確審核產(chǎn)品相關(guān)細(xì)節(jié)

 

　　二方客戶驗(yàn)廠往往聚焦于過(guò)程控制。

 

　　企業(yè)需完整準(zhǔn)備好相關(guān)加工產(chǎn)品的工藝說(shuō)明、HACCP 計(jì)劃、詳細(xì)的過(guò)程記錄以及可追溯材料，這些是審核的核心內(nèi)容。

 

　　同時(shí)，生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的加工流程必須與 HACCP 計(jì)劃中的工藝流程圖嚴(yán)格一致，確保審核人員能清晰看到產(chǎn)品生產(chǎn)的合規(guī)性與連貫性。

 

　　3、充分利用審核清單

 

　　許多客戶在驗(yàn)廠前會(huì)提供審核清單，并要求企業(yè)提前一周提交電子版資料，尤其是日本客戶常采用這種方式。企業(yè)務(wù)必保證所提供資料真實(shí)可靠，且與實(shí)際驗(yàn)廠資料完全相符。各部門(mén)應(yīng)依據(jù)清單，有條不紊地準(zhǔn)備相關(guān)內(nèi)容：

 

　　業(yè)務(wù)部門(mén)：

 

　　接到審核通知后，迅速確認(rèn)審核時(shí)間是否契合企業(yè)生產(chǎn)安排（如類似產(chǎn)品正在生產(chǎn)階段），確定出席審核的質(zhì)量與研發(fā)人員，明晰審核內(nèi)容與方向，了解客戶特殊要求，準(zhǔn)備好產(chǎn)品調(diào)查問(wèn)卷、汽車(chē)客戶清單、客戶特殊要求清單以及與客戶簽訂的各類協(xié)議，同時(shí)整理好訂單評(píng)審記錄表與訂單變更記錄。

 

　　完成這些工作后，附上客戶現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估表與審核日程表，經(jīng)部門(mén)主管確認(rèn)后，及時(shí)通知到各相關(guān)部門(mén)，通知內(nèi)容涵蓋來(lái)訪人數(shù)、姓名職務(wù)、客戶簡(jiǎn)介、審核類型及目的等關(guān)鍵信息。

 

　　質(zhì)量部門(mén)：

 

　　根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的信息，組織召開(kāi)審核前準(zhǔn)備會(huì)議。

 

　　依據(jù)審核內(nèi)容合理分配任務(wù)，明確各審核項(xiàng)目的責(zé)任部門(mén)與負(fù)責(zé)人，并制定內(nèi)部預(yù)審方案。

 

　　確定正式審核各階段的陪同人員，爭(zhēng)取進(jìn)行一次內(nèi)部預(yù)審。

 

　　審核相關(guān)部門(mén)需對(duì)照會(huì)議決議與分工，檢查所有執(zhí)行事項(xiàng)是否符合體系要求，相關(guān)記錄是否齊全（如進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告、首件檢驗(yàn)報(bào)告、制程巡檢記錄、出貨檢驗(yàn)報(bào)告等），員工培訓(xùn)記錄是否完備，文件是否為現(xiàn)行版次，不符合項(xiàng)是否已關(guān)閉，糾正措施是否有效執(zhí)行，F(xiàn)MEA/CP 是否更新并有效落實(shí)，內(nèi)審是否執(zhí)行且不符合項(xiàng)目是否已關(guān)閉。

 

　　研發(fā) / 項(xiàng)目管理部門(mén)：

 

　　至少準(zhǔn)備一套完整的 APQP 資料，重點(diǎn)關(guān)注產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、顧客要求、研發(fā)關(guān)鍵目標(biāo)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)驗(yàn)證 / 評(píng)審 / 確認(rèn)記錄、階段性驗(yàn)證報(bào)告等內(nèi)容。

 

　　同時(shí)，備好產(chǎn)品對(duì)應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及客戶要求記錄。

 

　　針對(duì)汽車(chē)產(chǎn)品，要準(zhǔn)備好 PPAP 資料，包括產(chǎn)品圖紙、控制計(jì)劃、工藝文件、設(shè)計(jì)變更文件等，并提供過(guò)程驗(yàn)證相關(guān)記錄，如工藝驗(yàn)證記錄（PPK、MSA、特殊過(guò)程、產(chǎn)能、成本、合格率等）。

 

　　人事部門(mén)：

 

　　整理年度培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核記錄，準(zhǔn)備崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)、特殊崗位人員名單，梳理崗前培訓(xùn)記錄、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)記錄、轉(zhuǎn)正考核記錄，統(tǒng)計(jì)年度培訓(xùn)計(jì)劃達(dá)成率與員工滿意度。

 

　　生產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)、物料部門(mén)：

 

　　重點(diǎn)落實(shí) 5S 與 FIFO 控制，強(qiáng)化目視化管理。

 

　　審核前一天進(jìn)行全面大掃除，確保物料標(biāo)識(shí)清晰，成品擺放整齊有序，做到賬卡物一致。

 

　　保證防護(hù)措施符合環(huán)境要求，出入庫(kù)記錄完整，庫(kù)房區(qū)域劃分合理、布局清晰，有出貨檢查記錄。

 

　　除 ERP 系統(tǒng)外，設(shè)置目視化管理手段確保先進(jìn)先出，防止操作失誤。同時(shí)，確保不良品 / 廢品倉(cāng)妥善上鎖。

 

　　體系管理部門(mén)：

 

　　制定三年經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，并統(tǒng)計(jì)本年度計(jì)劃達(dá)成情況。

 

　　組織好內(nèi)部審核、產(chǎn)品審核、過(guò)程審核，完善計(jì)劃表、檢查表、不符合報(bào)告及總結(jié)報(bào)告。

 

　　此外，組織管理評(píng)審，準(zhǔn)備好總結(jié)報(bào)告、改善措施報(bào)告及管理評(píng)審記錄。

 

二、審核中的細(xì)節(jié)把控要點(diǎn)

 

　　1、熟知公司基本信息

 

　　負(fù)責(zé)迎檢的人員必須對(duì)公司基本情況爛熟于心，包括公司成立日期、占地面積、建筑面積、員工數(shù)量、產(chǎn)能與銷售額，以及公司所獲得的各類相關(guān)資質(zhì)等。

 

　　以便在審核人員詢問(wèn)時(shí)，能夠迅速、準(zhǔn)確作答，展現(xiàn)公司管理的專業(yè)性。

 

　　2、便捷展示相關(guān)資料

 

　　將公司相關(guān)資質(zhì)證書(shū)原件、廠區(qū)平面圖、車(chē)間布局圖、蟲(chóng)害布局圖、工藝流程圖等資料放置在易于拿取的現(xiàn)場(chǎng)位置，確保在審核人員需要時(shí)，能夠第一時(shí)間提供，提高審核效率，給審核人員留下良好印象。

 

　　3、打造整潔廠區(qū)環(huán)境

 

　　保持廠區(qū)衛(wèi)生干凈整潔，地面不能有垃圾（如煙頭），廠區(qū)內(nèi)禁止動(dòng)物（如狗）隨意走動(dòng)，及時(shí)修整雜草，定期清理垃圾。整潔的廠區(qū)環(huán)境是公司良好管理形象的直觀體現(xiàn)。

 

　　4、優(yōu)化更衣室環(huán)境

 

　　精心打造良好的更衣室環(huán)境。更衣室與外界相連的門(mén)要密封良好，墻上的滅蠅燈正常運(yùn)行，地面保持干凈，工作服與外用衣分開(kāi)存放，垃圾桶及時(shí)清理，確保無(wú)食物外包裝袋等雜物，同時(shí)張貼好相關(guān)更衣標(biāo)識(shí)。

 

　　一個(gè)整潔、規(guī)范的更衣室能為審核加分不少。

 

　　5、規(guī)范車(chē)間入口管理

 

　　車(chē)間入口是審核重點(diǎn)區(qū)域，涉及人員進(jìn)車(chē)間、洗手消毒、化學(xué)藥品管理等環(huán)節(jié)。

 

　　負(fù)責(zé)入口管理的人員必須熟練掌握入車(chē)間檢查流程，如正確操作滾頭發(fā)設(shè)備、準(zhǔn)確配制消毒液、規(guī)范進(jìn)行化學(xué)藥品使用登記等。

 

　　6、確保生產(chǎn)流程與工藝相符

 

　　審核人員進(jìn)入生產(chǎn)車(chē)間后，會(huì)依據(jù)提供的工藝流程圖逐一核對(duì)。

 

　　企業(yè)務(wù)必保證車(chē)間現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)流程與工藝完全一致，否則將引發(fā)審核人員質(zhì)疑，增加審核不通過(guò)的風(fēng)險(xiǎn)。

 

　　因?yàn)橐?guī)范的企業(yè)管理要求工藝流程與實(shí)際生產(chǎn)緊密契合。

 

　　7、規(guī)范關(guān)鍵工序操作

 

　　關(guān)鍵工序的操作必須嚴(yán)格符合要求，相關(guān)記錄與規(guī)定保持一致，特別是關(guān)鍵控制點(diǎn)的工序。

 

　　例如，金屬探測(cè)儀操作人員要熟練掌握操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)被開(kāi)具嚴(yán)重不符合項(xiàng)。

 

　　8、規(guī)范員工著裝與健康管理

 

　　車(chē)間工作人員的穿衣戴帽必須符合規(guī)范，杜絕頭發(fā)外露、口罩佩戴不規(guī)范等情況。

 

　　同時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)人員健康查體制度，嚴(yán)禁無(wú)健康證人員從事現(xiàn)場(chǎng)食品加工等相關(guān)工作。

 

　　9、強(qiáng)化異物控制

 

　　有經(jīng)驗(yàn)的審核員常關(guān)注異物控制問(wèn)題。企業(yè)需對(duì)所有設(shè)備、設(shè)施及工器具進(jìn)行細(xì)致檢查，防止設(shè)備螺絲掉落、設(shè)施及工器具破損（如碎塑料筐、破損刀具等），避免異物混入產(chǎn)品。

 

　　10、完善追溯管理

 

　　做好產(chǎn)品批次管理、刀具編號(hào)追溯、電子秤校準(zhǔn)追溯等追溯管理工作，確保產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程可追溯，提升產(chǎn)品質(zhì)量管控水平。

 

　　11、保留過(guò)程記錄

 

　　完整保留過(guò)程相關(guān)記錄，如半成品檢驗(yàn)記錄、關(guān)鍵控制點(diǎn)記錄、溫度控制記錄等，為產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程提供數(shù)據(jù)支撐，證明生產(chǎn)過(guò)程的規(guī)范性與可追溯性。

 

　　12、規(guī)范倉(cāng)庫(kù)管理

 

　　在原輔料、包材、半成品及成品庫(kù)等外圍區(qū)域檢查時(shí)，要注意產(chǎn)品標(biāo)識(shí)清晰、明確產(chǎn)品保質(zhì)期，及時(shí)處理過(guò)期產(chǎn)品，嚴(yán)格遵循先進(jìn)先出的管理原則。

 

三、審核后的整改落實(shí)工作

 

　　審核結(jié)束后，客戶通常會(huì)以報(bào)告形式向公司反饋驗(yàn)廠發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交整改報(bào)告。

 

　　企業(yè)務(wù)必高度重視整改報(bào)告，杜絕敷衍心態(tài)。對(duì)客戶提出的每一個(gè)問(wèn)題進(jìn)行深入原因分析，制定切實(shí)可行的糾正措施，及時(shí)完成整改，并如實(shí)向客戶反饋整改情況。

 

　　通過(guò)認(rèn)真整改，不僅能滿足客戶要求，還有助于企業(yè)發(fā)現(xiàn)自身管理漏洞，持續(xù)提升管理水平，為后續(xù)合作奠定更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。