質(zhì)量管理體系的建立和實(shí)施的過(guò)程，是一個(gè)由理論到實(shí)踐的過(guò)程，從人治到法治的過(guò)程，從“以產(chǎn)品為中心”到“以顧客為中心”、從“事后控制”到“事前預(yù)防”的轉(zhuǎn)變過(guò)程，總之，是一個(gè)管理思想和工作方法的巨大變革過(guò)程。

 

　　因此，它應(yīng)該是漸進(jìn)的，由量變到質(zhì)變、由低級(jí)向高級(jí)發(fā)展的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程可以由以下幾個(gè)階段來(lái)體現(xiàn)：

 

　　思想轉(zhuǎn)化階段——標(biāo)準(zhǔn)的宣傳培訓(xùn)階段；

 

　　標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)化階段——文件化體系的建立階段；

 

　　文件化體系的實(shí)施和保持階段；

體系的現(xiàn)場(chǎng)審核階段。

 

1、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳和培訓(xùn)

 

　　宣傳和培訓(xùn)的主要內(nèi)容。

 

　　包括ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)涵，如標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍、標(biāo)準(zhǔn)的相互關(guān)系、術(shù)語(yǔ)和概念、質(zhì)量管理體系的要求、本組織貫徹標(biāo)準(zhǔn)的目的、意義、步驟和方法等。重點(diǎn)是質(zhì)量管理體系的要求。

 

　　培訓(xùn)的對(duì)象應(yīng)當(dāng)是組織內(nèi)部的全體員工。但應(yīng)分層次和不同的方式進(jìn)行。

 

　　內(nèi)審員的培訓(xùn)。

 

　　前面已經(jīng)提到過(guò)內(nèi)部質(zhì)量審核員是建立和實(shí)施質(zhì)量管理體系的中堅(jiān)力量。因此，對(duì)他們必須進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。

 

　　具體的方式可以送到認(rèn)證機(jī)構(gòu)舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班進(jìn)行面授，也可以向認(rèn)證機(jī)構(gòu)申請(qǐng)舉辦函授班進(jìn)行函授。重點(diǎn)是“質(zhì)量體系要求”、“文件的編寫”和“體系審核”。

 

　　最高管理者（高層管理者）的培訓(xùn)。

 

　　最好到認(rèn)證機(jī)構(gòu)舉辦的“領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)班”學(xué)習(xí)。但現(xiàn)實(shí)中大多數(shù)的最高管理者都是通過(guò)自學(xué)或請(qǐng)專家來(lái)廠講課來(lái)完成的，學(xué)習(xí)的重點(diǎn)是“質(zhì)量體系要求”和“管理職責(zé)”。

 

　　專業(yè)干部和中層以上干部的培訓(xùn)。

 

　　可以聘請(qǐng)?bào)w系審核員或者管理專家對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行宣講。重點(diǎn)是貫徹標(biāo)準(zhǔn)的目的、意義、步驟、方法和要求等。各項(xiàng)管理活動(dòng)或者質(zhì)量體系要素的含義和要求。

 

　　其他員工的培訓(xùn)。

 

　　可由內(nèi)審員進(jìn)行授課培訓(xùn)，內(nèi)容同上。

 

　　為了加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)效果，還可以編寫印發(fā)有關(guān)質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)的“宣講提綱”和質(zhì)量管理體系認(rèn)證“知識(shí)問(wèn)答”，以幫助各部門，各類人員學(xué)習(xí)和理解標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還可以組織各個(gè)層次的質(zhì)量體系知識(shí)競(jìng)賽，把學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)的群眾性活動(dòng)推向高潮。

 

　　這個(gè)階段要達(dá)到的目標(biāo)是：最高管理層，尤其是最高管理者對(duì)認(rèn)證的全過(guò)程有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，同時(shí)，向全體員工表明最高管理層對(duì)質(zhì)量體系通過(guò)認(rèn)證的決心，為建立和實(shí)施體系營(yíng)造一個(gè)良好的環(huán)境。內(nèi)審員真正成為“明白人”，掌握建立、審核體系的方法和技巧。其他各類人員掌握標(biāo)準(zhǔn)的基本精神，明確本人的工作與體系的關(guān)系，認(rèn)識(shí)到組織建立體系的重要性和必要性，增強(qiáng)貫徹標(biāo)準(zhǔn)的自覺(jué)性。

 

2、文件化體系的建立

 

　　文件化體系的建立的主要任務(wù)，就是編制《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》和《質(zhì)量記錄》，編制或者修改其它第三層次文件。這是一個(gè)質(zhì)量立法的過(guò)程。

 

　　《質(zhì)量手冊(cè)》應(yīng)重點(diǎn)描述組織的質(zhì)量管理體系覆蓋的范圍和產(chǎn)品區(qū)域，表述質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，表述組織的主要質(zhì)量活動(dòng)過(guò)程及其相互關(guān)系，規(guī)定各部門的質(zhì)量職能，指出支撐《質(zhì)量手冊(cè)》的《程序文件》和其他文件以及對(duì)他們的引用。

 

　　《程序文件》應(yīng)具體規(guī)定某一質(zhì)量活動(dòng)的目的，即表明為什么要實(shí)施這一活動(dòng)；這一過(guò)程的輸入是什么，輸出是什么，中間又有哪些具體活動(dòng)，它們的順序如何；明確職責(zé)，即具體活動(dòng)都由誰(shuí)來(lái)做；過(guò)程的接口，即本過(guò)程與其他過(guò)程的相互關(guān)系；指明質(zhì)量記錄的名稱和編號(hào)。

 

　　《質(zhì)量記錄》是一種表格式的文件，其格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)能夠表明過(guò)程或其結(jié)果的狀態(tài)，同時(shí)也能反映對(duì)這些過(guò)程或結(jié)果責(zé)任者。

 

　　其他第三層次文件，主要是有關(guān)的管理制度（如設(shè)備、工裝、計(jì)量、標(biāo)準(zhǔn)化、庫(kù)房管理等制度）和工藝文件或作業(yè)指導(dǎo)書等，它們的作用就是規(guī)定各專業(yè)管理的具體要求及各崗位的具體操作方法。

 

　　文件化體系要達(dá)到的目標(biāo)是，應(yīng)能滿足“符合性、適用性、協(xié)調(diào)性和系統(tǒng)性”的要求。文件化體系的建立也是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要達(dá)到以上目標(biāo)，也必須進(jìn)行系統(tǒng)的策劃并精心實(shí)施。它包括以下幾方面的內(nèi)容：

 

　　質(zhì)量方針和目標(biāo)的制訂。

 

　　標(biāo)準(zhǔn)要求這項(xiàng)活動(dòng)應(yīng)由最高管理者來(lái)完成。在實(shí)際工作中可以采取以下幾種方式來(lái)進(jìn)行。

 

　　第一種，可以采取從下至上的方法。即可以先由各部門組織全體員工，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)的要求和工廠及其產(chǎn)品的實(shí)際情況，提出質(zhì)量方針和目標(biāo)草案，然后再交由質(zhì)量管理部門整理分析后，交由最高管理層討論決定。

 

　　第二種則是由上而下再由下而上的方法。先由質(zhì)量管理部門提出草案，經(jīng)最高管理層討論通過(guò)后再下發(fā)至各個(gè)基層組織征求意見(jiàn)和建議，質(zhì)量管理部門根據(jù)上報(bào)的意見(jiàn)和建議，形成幾個(gè)方案供最高管理層討論決定。

 

　　過(guò)程的識(shí)別和確定。

 

　　按新版本新建立一個(gè)體系，可以從“管理職責(zé)”、“資源管理”、“產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)”和“測(cè)量評(píng)價(jià)改進(jìn)”四大過(guò)程去識(shí)別和確定更小的過(guò)程。而從舊版本轉(zhuǎn)到按新版本版建立體系時(shí)，則過(guò)程的識(shí)別和確定的工作量就不大，過(guò)程在原有體系中絕大部分已經(jīng)被確定，可以繼續(xù)保留。

 

　　新建立一個(gè)體系時(shí)可以按以下方法確定過(guò)程：

 

　　明確產(chǎn)品的類型。即明確本組織所提供的產(chǎn)品是硬件，軟件，流程性材料還是服務(wù)。

 

　　識(shí)別和確定。獲得這些產(chǎn)品或服務(wù)所需要的過(guò)程（活動(dòng)）。即明確需要通過(guò)那些過(guò)程或活動(dòng)（包括物理過(guò)程、化學(xué)過(guò)程和管理過(guò)程）來(lái)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品，把這些過(guò)程逐一列出，并將它們按因果關(guān)系或并列關(guān)系，用方框圖或流程圖的形式表示出來(lái)。這個(gè)圖所反映的是組織為實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品所需的一個(gè)大過(guò)程，它是由許多的小過(guò)程（方框中表示的）組成的。

 

　　識(shí)別和確定每一個(gè)小過(guò)程或子過(guò)程的輸出、輸入和活動(dòng)。這一活動(dòng)需要哪些輸入，這一活動(dòng)所輸出的是什么，這些活動(dòng)由哪些部門來(lái)完成，其職責(zé)是什么，各自的活動(dòng)又是如何銜接的，對(duì)這些都要逐一識(shí)別和確定，尤其要注重對(duì)特殊過(guò)程的識(shí)別。 

 

　　質(zhì)量體系范圍的確定。

 

　　這里所說(shuō)的范圍包含二個(gè)層次，一是質(zhì)量管理體系所覆蓋的產(chǎn)品，二是實(shí)現(xiàn)這些產(chǎn)品需要的質(zhì)量活動(dòng)或過(guò)程。

 

　　對(duì)于第一層次，顧客有體系要求的產(chǎn)品都要覆蓋，在顧客沒(méi)有要求時(shí)由組織決定。當(dāng)然一個(gè)組織最好只建立一個(gè)體系，且覆蓋所有的產(chǎn)品，認(rèn)證時(shí)可以只選擇其中的一部分。

 

　　至于第二個(gè)層次，則應(yīng)當(dāng)按照標(biāo)準(zhǔn)的要求，在不影響組織提供滿足顧客和法律法規(guī)要求的產(chǎn)品的能力和責(zé)任的前提下進(jìn)行剪裁。對(duì)以上剪裁，有必要與顧客可認(rèn)證中心進(jìn)行溝通,并對(duì)刪減的情況在《質(zhì)量手冊(cè)》中加以說(shuō)明。

 

　　制訂編制計(jì)劃。

 

　　文件的編制是一項(xiàng)創(chuàng)造性的活動(dòng)，也是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，對(duì)這一過(guò)程應(yīng)加以策劃。

 

　　首先，成立編寫班子，明確各個(gè)小組的職責(zé)。

 

　　第二，制訂編寫計(jì)劃，明確完成時(shí)間。

 

　　第三，重點(diǎn)抓好以下工作：確定文件數(shù)量，設(shè)計(jì)三個(gè)層次的文件總框架。

 

　　為使文件的層次清晰，應(yīng)列出每個(gè)層次的文件目錄（《質(zhì)量手冊(cè)》列出章節(jié)目錄），還要畫出各個(gè)層次和同層次各個(gè)文件間的關(guān)系圖（結(jié)合確定過(guò)程時(shí)形成的“流程圖”）。文件的多少，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的形成特點(diǎn)和人員的素質(zhì)而定，但是程序文件的多少必須首先滿足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要求。但為了加強(qiáng)對(duì)過(guò)程的控制,可以不受這個(gè)數(shù)量限制。

 

　　從舊版本轉(zhuǎn)換到新版本時(shí)可保留所有的行之有效的程序。管理者代表應(yīng)當(dāng)著重抓好文件的符合性、協(xié)調(diào)性、可行性和系統(tǒng)性的審查工作，可以授權(quán)編委會(huì)來(lái)完成。（2015版本沒(méi)有明確要求要設(shè)立管理者代表，強(qiáng)化了高階結(jié)構(gòu)+領(lǐng)導(dǎo)力+基于風(fēng)險(xiǎn)的思維，對(duì)培訓(xùn)及培訓(xùn)師的資格進(jìn)行了強(qiáng)化，并對(duì)內(nèi)審員，供應(yīng)商審核的資質(zhì)進(jìn)行了強(qiáng)化規(guī)定）

 

　　文件的編制。

 

　　無(wú)論哪一層次的文件，最好都采用“過(guò)程方法”來(lái)結(jié)構(gòu)。即按照每一過(guò)程的活動(dòng)順序，從輸入到輸出的過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的展開(kāi)、銜接及其責(zé)任部門、每個(gè)活動(dòng)的過(guò)程和輸出結(jié)果的表達(dá)方式（質(zhì)量記錄格式和內(nèi)容）等，都要交代清楚。

 

　　文件的試行。

 

　　文件的編制是一種認(rèn)識(shí)的過(guò)程，遵循認(rèn)識(shí)——實(shí)踐——認(rèn)識(shí)的規(guī)律。文件的初稿出來(lái)以后，最好先試行一段時(shí)間，以暴露其編寫過(guò)程中存在的問(wèn)題，然后對(duì)這些問(wèn)題及時(shí)修改、完善。只有經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明是可行的文件才算是好文件，當(dāng)然前提是符合標(biāo)準(zhǔn)。

 

　　文件的送審。

 

　　文件的符合性，協(xié)調(diào)性最終要經(jīng)過(guò)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審查認(rèn)定。認(rèn)證機(jī)構(gòu)主要審查《質(zhì)量手冊(cè)》。對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出的問(wèn)題，應(yīng)立即安排修改，并將修改稿送認(rèn)證機(jī)構(gòu)確認(rèn)。

 

　　文件的修改。

 

　　文件經(jīng)過(guò)試行和認(rèn)證中心審查后都需要修改，而且組織環(huán)境（內(nèi)外部）若發(fā)生變化，文件也應(yīng)當(dāng)作相應(yīng)的修改。文件的修改過(guò)程是一個(gè)增值過(guò)程。

 

　　為了節(jié)省時(shí)間，提高文件編制的效率，可參考通過(guò)認(rèn)證的同類企業(yè)或組織的質(zhì)量體系文件。但應(yīng)當(dāng)緊密地結(jié)合本組織的具體情況（組織結(jié)構(gòu)、規(guī)模、流程和有效的經(jīng)驗(yàn)等），進(jìn)行取舍、補(bǔ)充和完善。亦可將文件編制外包給咨詢公司。

 

　　以《質(zhì)量手冊(cè)》為龍頭的三個(gè)層次的文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布，標(biāo)志著組織的質(zhì)量管理體系的建立，象征著認(rèn)證征途上的一座里程碑，為實(shí)施體系奠定了基礎(chǔ)。

 

3、質(zhì)量管理體系的實(shí)施

 

　　在文件化體系建立階段，我們做的是“該說(shuō)的要說(shuō)到”這一部分工作。而實(shí)施階段則要完成“說(shuō)到的要做到，做到的要記到”這一部分工作。

 

　　認(rèn)證實(shí)踐表明，這是一個(gè)關(guān)鍵的階段，它關(guān)系到認(rèn)證的成敗。不少企業(yè)因其難而不得不延長(zhǎng)這一階段的時(shí)間，進(jìn)而推遲初審，有的甚至放棄了。究其原因，不外乎以下幾個(gè)方面。首先是最高管理者的決心不大；第二是體系文件不全或可行性差；第三，老的習(xí)慣做法和習(xí)慣思想觀念形成的阻力太大；第四，對(duì)實(shí)施體系的策劃不力。這個(gè)階段的策劃應(yīng)當(dāng)解決好上述問(wèn)題。策劃的內(nèi)容包括如何綜合運(yùn)用行政的、經(jīng)濟(jì)的和教育的手段來(lái)推動(dòng)體系的有條不紊、高效地實(shí)施。

 

　　我們可以將體系實(shí)施的過(guò)程大致分為三個(gè)階段，即體系的試運(yùn)行階段，正常運(yùn)行階段和迎接體系初審階段。要著重抓好試運(yùn)行階段的工作。因?yàn)檫@是一個(gè)新舊交替的階段，大量矛盾的產(chǎn)生、暴露和轉(zhuǎn)化都要在這個(gè)階段來(lái)表現(xiàn)和完成�；蛘哒f(shuō)，“前提分析”中的所有“明確”或“不明確”的問(wèn)題在這一階段都會(huì)明朗化，管理者代表應(yīng)勇于面對(duì)，堅(jiān)決、正確且藝術(shù)地解決它。

 

　　試運(yùn)行階段的主要任務(wù)是，組織《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》和第三層次文件的培訓(xùn)，試行體系文件，將體系轉(zhuǎn)入正常運(yùn)行階段。

 

　　搞好體系文件的培訓(xùn)是思想觀念轉(zhuǎn)變和管理方法轉(zhuǎn)變的首要環(huán)節(jié)。這個(gè)階段的培訓(xùn)與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)有較大的區(qū)別。培訓(xùn)的主內(nèi)容比較具體，重點(diǎn)是程序運(yùn)行的步驟和方法以及各部門的職責(zé)。

 

　　實(shí)施行政一把手工程是實(shí)施體系的組織保障。要實(shí)施體系，首先應(yīng)當(dāng)落實(shí)質(zhì)量職責(zé)，而最重要的就是要落實(shí)各部門行政一把手的責(zé)任。為此，可以采取由各部門的行政一把手與最高管理者簽訂“責(zé)任狀”的方式落實(shí)責(zé)任。但是“責(zé)任狀”的簽訂只解決“干不干”的問(wèn)題，而解決“干什么”和“怎樣干”還要靠培訓(xùn)。實(shí)踐證明，中層干部的思想觀念的轉(zhuǎn)變尤其是對(duì)文件的理解和認(rèn)同是體系實(shí)施的關(guān)鍵。可通過(guò)讓他們“聽(tīng)”、“看”、“練”來(lái)克服思想障礙，提高執(zhí)行程序的主動(dòng)性。如對(duì)程序逐個(gè)進(jìn)行模擬運(yùn)行，即將某一程序的執(zhí)行部門一把手召集起來(lái)，對(duì)文件規(guī)定的活動(dòng)及順序進(jìn)行演練，也可以到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地演練，還可以帶他們到通過(guò)認(rèn)證的工廠學(xué)習(xí)考察，等等。

 

　　制定專項(xiàng)考核辦法是推行體系實(shí)施的有效措施。應(yīng)建立一個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)，作為考核的依據(jù)。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)必須依據(jù)《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》來(lái)制訂。首先，將“質(zhì)量活動(dòng)”作為考核對(duì)象，同時(shí)確定其合格的標(biāo)準(zhǔn)，即明確描述每項(xiàng)“質(zhì)量活動(dòng)要求”。第二，明確對(duì)每項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)及其結(jié)果的“檢查方法”和“檢查內(nèi)容”。第三、明確這些質(zhì)量活動(dòng)的“責(zé)任部門”。把這些內(nèi)容以“質(zhì)量體系檢查表”的形式印發(fā)到各部門。其實(shí)這就是“表格化”了的《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》，同時(shí)又比這二者要細(xì)。它簡(jiǎn)單明了，大家較容易接受。第四、把“整改進(jìn)度”列為考核內(nèi)容。進(jìn)度的標(biāo)準(zhǔn)則由審核員根據(jù)實(shí)際情況確定。第五，針對(duì)“質(zhì)量活動(dòng)”的“符合程度”和“整改進(jìn)度”制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲（經(jīng)濟(jì)和行政的）考核標(biāo)準(zhǔn)—“實(shí)施質(zhì)量體系考核辦法”。

 

　　對(duì)體系進(jìn)行高頻次地檢查、評(píng)價(jià)、整改和考核，是推動(dòng)體系按計(jì)劃實(shí)施的有力手段和有效的方法。檢查由認(rèn)證辦組織，由內(nèi)審員實(shí)施。檢查和評(píng)價(jià)的依據(jù)是“質(zhì)量體系檢查表”。檢查，就是對(duì)體系進(jìn)行全面的檢查。評(píng)價(jià)，對(duì)不合格項(xiàng)做出客觀的陳述和評(píng)價(jià)。整改，要求責(zé)任部門對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行糾正或改進(jìn)。對(duì)整改的結(jié)果要進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證�？己�，就是依據(jù)“實(shí)施質(zhì)量體系考核辦法”對(duì)各部門進(jìn)行考核。檢查的頻次，要根據(jù)組織的具體情況而定。在試運(yùn)行階段每天（有計(jì)劃地）都可以安排檢查，這樣可以在組織內(nèi)部形成一種持續(xù)的、緊張的氣氛，有利于振奮全體員工的精神，推動(dòng)體系實(shí)施。這樣每經(jīng)過(guò)一輪檢查、評(píng)價(jià)、整改、驗(yàn)證和考核的循環(huán)，就使體系實(shí)施的符合性提高一步。而在試運(yùn)行階段，不斷地重復(fù)這樣的循環(huán)，就能使體系實(shí)施質(zhì)量呈螺旋式上升的態(tài)勢(shì)，直至按計(jì)劃轉(zhuǎn)入正常運(yùn)行的軌道。

 

　　借助第二方審核促進(jìn)體系的實(shí)施。由于第二方的特殊地位，其審核意見(jiàn)對(duì)組織的各個(gè)層次都有積極的推動(dòng)作用。

 

　　試運(yùn)行過(guò)程中的一些具體的做法有以下幾點(diǎn)：

 

　　檢查的方法，先按“塊塊”進(jìn)行，即以部門為對(duì)象，對(duì)其所承擔(dān)的過(guò)程或質(zhì)量活動(dòng)的實(shí)施情況進(jìn)行逐項(xiàng)梳理�；蛞赃^(guò)程或活動(dòng)為對(duì)象對(duì)各相關(guān)部門逐個(gè)梳理。

 

　　把認(rèn)證辦的檢查和各部門的自查結(jié)合起來(lái)。這樣可以培養(yǎng)各部門自我檢查（舉一反三）的能力和習(xí)慣，提高各部門發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題的主動(dòng)性和積極性，為組織形成持續(xù)改進(jìn)的能力奠定良好的基礎(chǔ)。

 

　　培養(yǎng)和提高全體員工的法制觀念。工人按作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行操作并做好記錄；干部按照程序進(jìn)行管理；內(nèi)審員依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和體系文件進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)。質(zhì)量職能部門尤其是最高管理者須按程序處理質(zhì)量問(wèn)題。

 

　　重視對(duì)內(nèi)審員審核能力的培養(yǎng)，為內(nèi)審打好基礎(chǔ)。試運(yùn)行階段，其實(shí)就是對(duì)各部門和各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行強(qiáng)化（強(qiáng)制性）管理的階段，在這個(gè)階段也應(yīng)對(duì)內(nèi)審員進(jìn)行強(qiáng)化培養(yǎng)和鍛煉。在檢查中要求做到“當(dāng)天的作業(yè)，當(dāng)天要完成”。即當(dāng)天的檢查計(jì)劃當(dāng)天完成，當(dāng)天查出的問(wèn)題，當(dāng)天開(kāi)出不合格報(bào)告，并幫助責(zé)任部門制訂糾正措施。要求每個(gè)內(nèi)審員認(rèn)真作好審核記錄，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判定，等等。總之，要鍛煉、培養(yǎng)和提高內(nèi)審員的審核技能，為內(nèi)審奠定基礎(chǔ)。

 

　　建立通暢的信息溝通渠道，使大量的信息能及時(shí)得到傳遞和處理。在檢查過(guò)程中除了用不合格報(bào)告和糾正措施報(bào)告的形式進(jìn)行溝通和處理，應(yīng)建立體系運(yùn)行協(xié)調(diào)會(huì)制度，以提高解決問(wèn)題的效率。對(duì)比較的突出問(wèn)題，管理者代表應(yīng)及時(shí)向各有關(guān)高層主管領(lǐng)導(dǎo)直至最高管理者溝通，使問(wèn)題得以迅速解決。而對(duì)體系取得的每一個(gè)進(jìn)步更要向最高管理者報(bào)告，以不斷增強(qiáng)他對(duì)體系建設(shè)的信心。

 

4、搞好首次內(nèi)部審核的策劃和實(shí)施

 

　　經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試運(yùn)行，有必要對(duì)體系進(jìn)行一次正式的全面的審核，以便對(duì)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行的符合性和有效性做出評(píng)價(jià)，為管理評(píng)審提供輸入。內(nèi)審是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的一個(gè)程序，是對(duì)體系進(jìn)行檢測(cè)和評(píng)價(jià)的活動(dòng)，同時(shí)又是一項(xiàng)涉及組織所有部門、絕大多數(shù)過(guò)程的，互動(dòng)性很強(qiáng)的，大規(guī)模的質(zhì)量管理活動(dòng)。這項(xiàng)活動(dòng)的質(zhì)量好壞，對(duì)體系的實(shí)施具有重要的影響。所以，管理者代表應(yīng)抓好內(nèi)部質(zhì)量審核的策劃和組織工作。在組織內(nèi)部質(zhì)量審核時(shí)應(yīng)著重抓好以下幾項(xiàng)工作。

 

　　掌握好內(nèi)審的時(shí)機(jī)。一般情況下，體系試運(yùn)行一段時(shí)間（3—4個(gè)月）后，就應(yīng)安排一次內(nèi)審。太早了可能會(huì)由于實(shí)施不到位，存在的問(wèn)題太多，審核結(jié)論會(huì)影響士氣和信心；太晚了也不利。一方面不能給體系實(shí)施提出正式評(píng)價(jià)，導(dǎo)致管理評(píng)審無(wú)法進(jìn)行。另一方面，內(nèi)審程序的可行性及內(nèi)審員正式審核的能力不能及早得到驗(yàn)證。

 

　　審核的時(shí)間要相對(duì)集中，這有利于在整個(gè)組織內(nèi)部形成一種緊張而有序的氣氛，為審核營(yíng)造一個(gè)較好的環(huán)境。

 

　　對(duì)內(nèi)審員的審核工作要進(jìn)行全過(guò)程管理。審核前，抓好審核員編制的“檢查表”的審查，保證要素和質(zhì)量活動(dòng)不漏項(xiàng)。審核中，抓“不合格報(bào)告”的編寫質(zhì)量，對(duì)疑難問(wèn)題及時(shí)解決。在審核后期，抓“糾正措施報(bào)告”的審定工作。這是內(nèi)審容易忽視的問(wèn)題。主要審查針對(duì)不合格項(xiàng)所作的原因調(diào)查和分析是否準(zhǔn)確，提出的措施是否有針對(duì)性，是否切實(shí)可行。最后，檢查驗(yàn)證情況。

 

　　內(nèi)審應(yīng)由工廠自己實(shí)施，首次若有困難，可以聘請(qǐng)資深人員協(xié)助進(jìn)行。

 

　　管理者代表，應(yīng)根據(jù)內(nèi)部質(zhì)量審核報(bào)告和糾正措施實(shí)施報(bào)告，對(duì)體系建立、運(yùn)行情況向最高管理者做出書面報(bào)告，以作為管理評(píng)審的輸入。至此，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的程序基本走完了。但管理評(píng)審還有待進(jìn)行。當(dāng)完成管理評(píng)審后，建立和實(shí)施體系活動(dòng)完成了第一次大的循環(huán)。對(duì)管理評(píng)審的輸出，則要抓好措施的制訂和實(shí)施。

 

　　如果試運(yùn)行階段抓得比較緊、比較實(shí)，盡管內(nèi)審時(shí)還存在一些問(wèn)題，甚至是一些區(qū)域性的不符合項(xiàng)也不可怕。因?yàn)轶w系及其實(shí)施的框架已經(jīng)搭起來(lái)了，已初具改進(jìn)的功能，在初審前，可將其列為整改的重點(diǎn)，并做好填平補(bǔ)齊的工作。隨后適時(shí)再安排1—2次的內(nèi)審。

 

5、迎接預(yù)審和初審

 

　　預(yù)審核是組織聘請(qǐng)與之有合同關(guān)系的認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)體系的一次非正式的審核。其目的，是使認(rèn)證機(jī)構(gòu)確定組織質(zhì)量管理體系是否基本就位，能否迎接認(rèn)證審核；同時(shí)使組織取得對(duì)認(rèn)證審核的方法和審核氣氛的感性認(rèn)識(shí)。預(yù)審核不是認(rèn)證的必經(jīng)的程序，但為了克服對(duì)內(nèi)審結(jié)論權(quán)威性的疑慮，使體系初審順利進(jìn)行，有必要安排一次預(yù)審。事實(shí)上預(yù)審核所作的權(quán)威性的“不符合”判斷，對(duì)在初審前推動(dòng)工廠作最后的沖剌，具有重要的作用。

 

　　預(yù)審核工作的接待和審核的配合都應(yīng)該進(jìn)行周密的安排。對(duì)預(yù)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要立即進(jìn)行整改，使體系以良好的狀態(tài)面對(duì)初審。

 

　　初審是認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)質(zhì)量管理體系的一次正式的審核，只要前面所述的各項(xiàng)工作都做到位了，那么通過(guò)初審則是水到渠成的事。重點(diǎn)要做好不合格項(xiàng)的糾正和糾正措施的制訂及其實(shí)施工作。

 

　　通過(guò)第三方認(rèn)證，是建立和實(shí)施體系的階段性成果，也是管理者代表成功地履行其職責(zé)的一個(gè)標(biāo)志。要想持久的成功，還有待于不懈地努力，在于保持、改進(jìn)和創(chuàng)新。