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不少剛接觸體系的小伙伴經(jīng)常一臉疑惑地問我：
“內(nèi)審到底怎么做？是不是必須找外部專家？”
我一般都笑著回：“內(nèi)審你自己都不會做，還指望外審放過你？”
其實搞體系內(nèi)審，說難不難，說簡單也不簡單。關(guān)鍵在于有沒有一份靠譜的流程圖和經(jīng)驗清單。今天就用通俗易懂的方式，帶你走完體系內(nèi)審全流程。記住這10個步驟，基本上內(nèi)審就能跑通了。
一、年度內(nèi)審策劃
先定個大方向，一年做幾次內(nèi)審？幾月開始？都要安排好。別等到年底才想起“咦？今年還沒內(nèi)審”。
參考依據(jù)：按照內(nèi)審程序文件規(guī)定，制定年度審核計劃表，明確審核時間段、頻次和涉及的過程/部門。
這不是走形式，而是體現(xiàn)體系運行的規(guī)律性、計劃性。
二、成立內(nèi)審小組
體系內(nèi)審不是某個人單打獨斗的事，而是需要一個專業(yè)小團隊來操作。
一般由管理者代表或體系專員出面，挑選熟悉流程、有審核經(jīng)驗的人員組成審核組，并由最高管理者正式授權(quán)。
審核組成員要熟悉審核標(biāo)準(zhǔn)，懂體系邏輯，還得有“較真”的勁頭——不是去聊天，是去找問題。
三、編制內(nèi)審實施計劃
搞完年度策劃，還得落到具體每次審核的實施計劃上。
計劃內(nèi)容包括：
審核的日期、時間
審核部門
審核員安排
審核范圍和依據(jù)
目的是讓審核不亂、不跳、不臨時抱佛腳。
四、編制內(nèi)審檢查表
有的內(nèi)審員拿著標(biāo)準(zhǔn)條款滿廠子晃，進門就問：“你們做記錄了嗎？”
這是最初級的錯誤方式。
真正有效的審核是：提前編好檢查表，每一項審核內(nèi)容都針對本部門的實際流程和體系要求展開。
檢查表要結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)條款、流程圖、過往不符合項等來編，審核時才能有目標(biāo)、有重點。
五、通知內(nèi)審
審核不是突擊檢查，不是去抓典型。
要提前至少一周通知受審部門，并讓審核計劃得到對方負(fù)責(zé)人確認(rèn)。這樣受審部門可以提前準(zhǔn)備資料、協(xié)調(diào)人員，也更有配合度。
別搞突然襲擊式審核——審核效果會打折，合作氣氛也容易變僵。
六、召開首次會議
正式開干前，別忘了流程起點：首次會議。
會議上審核組長要：
宣布審核目的和范圍
確認(rèn)審核流程安排
強調(diào)配合注意事項
受審部門負(fù)責(zé)人也要派人參加，彼此打個招呼、理清流程，不至于在審核過程中雞同鴨講。
建議會議時間不超過半小時，簡潔明了即可。
七、現(xiàn)場審核實施
這個階段是內(nèi)審的“實戰(zhàn)演練”。
審核員根據(jù)檢查表，進入現(xiàn)場通過提問、看記錄、查設(shè)備、問操作、看報表等手段獲取審核證據(jù)。
審核方法以抽樣為主，目的是驗證體系運行是否符合標(biāo)準(zhǔn)、文件是否有效、實際操作是否一致。
注意：
重點看流程中“容易出問題”的環(huán)節(jié)
對發(fā)現(xiàn)的問題要記錄證據(jù)，描述準(zhǔn)確，避免模糊表達
八、召開末次會議
審核不是“看完走人”，要對發(fā)現(xiàn)的問題做一個系統(tǒng)性總結(jié)。
在末次會議上，審核組長會：
匯報審核結(jié)果（包括發(fā)現(xiàn)的不符合項）
說明不符合項的定義和等級
給出整改建議和期限
受審部門需安排相關(guān)負(fù)責(zé)人出席，必要時也可以現(xiàn)場提出異議或說明。
這一步關(guān)系到整改質(zhì)量和內(nèi)審閉環(huán)程度。
九、出具內(nèi)審報告
審核結(jié)束后一周內(nèi)，審核組長應(yīng)整理資料，完成內(nèi)審報告編寫與提交。
報告內(nèi)容包括：
審核范圍、依據(jù)、時間安排
不符合項分布
審核發(fā)現(xiàn)總結(jié)
改進建議
報告最終需提交給最高管理者，并作為管理評審的輸入之一。
十、跟蹤審核與驗證
最后一個環(huán)節(jié)，也是最容易被忽視的——整改跟蹤。
不少企業(yè)做了整改就以為萬事大吉，實際上要做跟蹤驗證，確保整改措施有效實施，問題閉環(huán)。
審核組要回訪：
問題是否整改到位？
整改是否防止了再發(fā)生？
相關(guān)記錄是否完整？
做不到閉環(huán)，體系就容易“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”，出了問題還是老地方反復(fù)爆。
寫在后面：
體系內(nèi)審不是應(yīng)付檢查，也不是拿標(biāo)準(zhǔn)壓人，而是組織自我糾偏、自我完善的過程。
做得好，不僅能提前發(fā)現(xiàn)問題、消除風(fēng)險，更能讓各部門真正理解體系的運行邏輯。
每一次有效的內(nèi)審，都是一次體系能力的提升。
你要真想搞好體系管理，不如就從這一輪內(nèi)審開始，做個高質(zhì)量閉環(huán)的“實戰(zhàn)演練”。
