第1章 總則

 

　　第1條 目的：

 

　　為了規(guī)范供應(yīng)商信息的收集、整理和存檔管理工作，促進(jìn)公司充分了解供應(yīng)商的供應(yīng)、交期、品管等能力，從而為公司制定采購(gòu)決策提供依據(jù)，特制定本制度。

 

　　第2條 適用范圍：

 

　　本制度適用于采購(gòu)部人員收集、整理、存檔供應(yīng)商信息等相關(guān)工作。

 

　　第3條 職責(zé)分工：

 

　　1.供應(yīng)商主管負(fù)責(zé)審核和落實(shí)供應(yīng)商信息管理制度，監(jiān)督供應(yīng)商信息管理過(guò)程。

 

　　2.采購(gòu)專員負(fù)責(zé)分析和核定供應(yīng)商信息，評(píng)價(jià)供應(yīng)商資信等。

 

　　3.采購(gòu)文員負(fù)責(zé)收集、整理、存檔、保管供應(yīng)商信息。

 

第2章 供應(yīng)商信息的收集

 

　　第4條 供應(yīng)商信息的內(nèi)容：

 

　　供應(yīng)商信息的內(nèi)容主要包括以下四個(gè)方面。

 

　　1.供應(yīng)商基礎(chǔ)資料，也就是公司掌握的供應(yīng)商最基本的原始資料，主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網(wǎng)址、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人，公司概況，設(shè)備狀況，人力資源狀況，主要產(chǎn)品及原材料等。

 

　　2.供應(yīng)商特征信息，包括供應(yīng)能力、發(fā)展?jié)摿�、企業(yè)規(guī)模和知名度等。

 

　　3.供應(yīng)商業(yè)務(wù)狀況，主要包括目前及以往的銷售實(shí)績(jī)，經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)，與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系，與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

 

　　4.交易活動(dòng)現(xiàn)狀，主要包括供應(yīng)商的交貨狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來(lái)的對(duì)策、企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、財(cái)務(wù)狀況等。

 

　　第5條 實(shí)施信息收集：

 

　　1.采購(gòu)專員制訂周密、切實(shí)可行的信息收集計(jì)劃，并報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審批。

 

　　2.供應(yīng)商主管將收集計(jì)劃分解并分配給采購(gòu)專員。

 

　　3.采購(gòu)文員按照信息收集的目的和要求設(shè)計(jì)出合理的信息收集提綱與表格。

 

　　4.采購(gòu)文員按照任務(wù)的特點(diǎn)，選擇合適的收集方式和方法。

 

第3章 供應(yīng)商信息的整理

 

　　第6條 供應(yīng)商信息的分類：

 

　　供應(yīng)商信息按照來(lái)源不同一般分為以下五類，采購(gòu)專員應(yīng)按照以下分類整理信息。

 

　　1.基本情況，包括供應(yīng)商代碼、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址、開(kāi)戶銀行、開(kāi)戶賬號(hào)、稅號(hào)、聯(lián)系人、電話、傳真等。

 

　　2.資料類，主要包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、執(zhí)照到期日期、生產(chǎn)許可證、許可證到期日期、質(zhì)量體系證書(shū)、證書(shū)到期日期、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)、行業(yè)檢測(cè)報(bào)告及有效期、企業(yè)簡(jiǎn)介、配套設(shè)備情況、供應(yīng)商基本情況調(diào)查表等。

 

　　3.合同類，包括供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議、配套產(chǎn)品保修服務(wù)協(xié)議、合同及合同編號(hào)、技術(shù)協(xié)議。

 

　　4.產(chǎn)品類，包括物料編碼、產(chǎn)品名稱、圖號(hào)、價(jià)格、企業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等。

 

　　5.流程類，包括樣品小批鑒定表、供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄、供應(yīng)商批準(zhǔn)表格等。

 

　　第7條 供應(yīng)商信息的整理：

 

　　1.采購(gòu)文員負(fù)責(zé)收集和審核供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、印刷許可證和稅務(wù)登記證等。

 

　　2.采購(gòu)專員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類與編號(hào)，分類的方法按公司編碼規(guī)定。

 

　　3.采購(gòu)文員按照供應(yīng)商編號(hào)，將采購(gòu)專員核定的供應(yīng)商信息錄入信息管理系統(tǒng)，建立供應(yīng)商檔案卡。

 

　　4.采購(gòu)文員把信息以調(diào)查報(bào)告、資料摘編、數(shù)據(jù)圖表的形式整理出來(lái)。

 

　　5.采購(gòu)專員將這些信息資料與收集計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，如不符合要求，還要進(jìn)行補(bǔ)充收集。

 

第4章 供應(yīng)商信息的存檔

 

　　第8條 供應(yīng)商信息存檔規(guī)定：

 

　　1.按照領(lǐng)導(dǎo)審批和公司規(guī)定，采購(gòu)文員將供應(yīng)商信息資料注明密級(jí)。

 

　　2.將資料按來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等分成若干層次和類別。

 

　　3.歸檔的資料應(yīng)齊全完整，按照順序或編號(hào)進(jìn)行裝訂。

 

　　4.將裝訂好的資料，按照公司的編碼規(guī)則編號(hào)、標(biāo)注標(biāo)題，并編制卷內(nèi)目錄。

 

　　5.按照分類將案卷整齊放在規(guī)定的檔案柜或檔案架上。

 

　　6.定期對(duì)資料進(jìn)行整理、清理、核對(duì)。

 

　　第9條 供應(yīng)商信息借閱規(guī)定：

 

　　1.借閱資料時(shí)，必須辦理借閱手續(xù)。借閱人員需注明借閱資料、期限及用途等，由借閱人員部門領(lǐng)導(dǎo)審批，并由采購(gòu)部經(jīng)理審批。

 

　　2.采購(gòu)文員審核“借閱申請(qǐng)單”，并及時(shí)登記借閱信息。

 

　　3.借閱人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)送還資料，采購(gòu)文員應(yīng)核對(duì)資料，并登記。

 

　　4.如出現(xiàn)借閱異常時(shí)，采購(gòu)文員應(yīng)了解情況，必要時(shí)上報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)。

 

　　第10條 供應(yīng)商信息管理的注意事項(xiàng)：

 

　　1.供應(yīng)商信息管理應(yīng)保持動(dòng)態(tài)性， 需要根據(jù)供應(yīng)商情況的變化， 不斷地加以調(diào)整，清理過(guò)舊資料，及時(shí)補(bǔ)充新資料，并進(jìn)行跟蹤記錄。

 

　　2.供應(yīng)商信息管理工作應(yīng)提高質(zhì)量和效率，不能將供應(yīng)商檔案束之高閣，應(yīng)以靈活的方式及時(shí)全面地提供給業(yè)務(wù)人員和有關(guān)人員。

 

　　第11條 公司員工應(yīng)理解并遵守供應(yīng)商信息管理制度的相關(guān)規(guī)定。

 

　　第12條 供應(yīng)商信息的標(biāo)注、保存、借閱、打印、復(fù)制、分發(fā)傳遞、銷毀、監(jiān)控和失密情況的處理，按公司信息保密制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

 

第5章 附則

 

　　第13條 本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)制定，報(bào)采購(gòu)總監(jiān)審批后執(zhí)行。

 

　　第14條 本制度自頒布之日起實(shí)行。