管理其實(shí)是很簡單的事情,但做到真難。就拿開周例會來說,就是一件非常簡單又非常難做到的事情。
一些企業(yè)里面周例會開得確實(shí)挺糟糕,怎么開的都有。有的是流水賬式,主持人宣布會議開始,每個(gè)人按照既定的順序,把自己想說的話一下,大家說完了,主持人說:“會議到此結(jié)束!”于是各自散去。有的是一言堂式,主持人說:“會議開始,請張總講話…… ”總經(jīng)理說了上周的工作,說了工作中的問題,對大家提出了工作要求,講完了。主持人說,請大家針對張總發(fā)言談自己想法!皼]有想法,好,希望大家認(rèn)真執(zhí)行,散會!”于是各自散去。有的是聊天式,并沒有固定之模式,想說什么的都有,到時(shí)間就結(jié)束,各自散去。
怎么開好周例會呢?
要知道如何開好會,其實(shí)記住一個(gè)英語單詞就夠了,PATIO,這個(gè)英語單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象,開會在庭院里開,就更容易記住。英文是這個(gè)單詞的每一個(gè)首字母代表會議的一個(gè)原則。
一、會議的目的(Purpose)
會議一定要有目的,而且這個(gè)目的應(yīng)該具體。有沒有想過,周例會的目的是什么?
通過跟進(jìn)、細(xì)化、發(fā)現(xiàn)問題,改進(jìn),推進(jìn)月度、年度目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
總之,目的應(yīng)該非常明確,不是為了開會而開會,是為了達(dá)成目標(biāo)解決實(shí)際問題。
二、議程(Agenda)
會議都有一個(gè)議程,例會的議程相對固定,可以提高效率?梢詠韨(gè)三段論:
(1)上周行動計(jì)劃目標(biāo)的完成情況;
(2)過程中好的方面及存在的問題,需要改進(jìn)的地方;
。3)新的行動計(jì)劃和目標(biāo)、責(zé)任人。
三、時(shí)間(Time)
時(shí)間相對也固定下來,周例會1個(gè)小時(shí)就可以了,超過1.5個(gè)小時(shí)的會議一定在浪費(fèi)時(shí)間。如果覺得會議內(nèi)容太多,1個(gè)小時(shí)時(shí)間不夠,怎么辦?那就精減會議內(nèi)容,直到控制在1小時(shí)之內(nèi)。
四、信息(Information)
其實(shí)就是會議的內(nèi)容。
會議內(nèi)容應(yīng)強(qiáng)化目標(biāo)導(dǎo)向性,聚焦在上周的行動計(jì)劃和目標(biāo)上和新一周的行動計(jì)劃上。我能夠聽到很多人在讀自己的流水賬,把日常工作都說了出來,這大大地浪費(fèi)了時(shí)間。
五、結(jié)果(Outcomes)
會議要有結(jié)果,并不僅僅指記錄員寫的會議紀(jì)要,而是指會議上制定的行動計(jì)劃如何落實(shí),目標(biāo)和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是什么?責(zé)任人是誰?資源保障是什么?總之是為了落地。發(fā)現(xiàn)問題,為下一步的改進(jìn)提供基礎(chǔ)。
這五條原則,其中蘊(yùn)含著PDCA的管理閉環(huán)過程,如果都做到了,就會使各項(xiàng)工作不斷得到改進(jìn)和提升。